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Posts filed under: Administración

Digitalización de documentos: una transformación a la era digital

Digitalización de documentos: una transformación a la era digital

 

Digitalización de documentos: una transformación a la era digital. En pleno siglo XXI los avances tecnológicos han sobrepasado nuestras expectativas aparte de hacer más cómoda la vida diaria y las tareas tanto en el trabajo como en el hogar, cada mejora se ha aplicado tanto a productos del hogar como a maquinaria en la industria, pero esta sin embargo no a cubierto todas las áreas.

Por ejemplo con el nacimiento del internet hay mucha y variada información que podemos disponer al alcance de un clic pero no toda esta disponible ya que se encuentran en formato físico (como libros especializados o documentos antiguos) que solo pueden visualizarse en bibliotecas o tiendas específicas de libros.

 

En la actualidad mucha de esta información suele perderse ya que por motivos internos o externos solo se encontraba en un solo lugar o con una sola copia original.

 

Por ello gran parte de las personas optan por preservar sus documentos o libros de una forma digital.

 

 

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos es la captura de información (hojas, fotos, etc) para almacenarse en diferentes formatos, con el apoyo de escáner o cámaras digitales.

Dicho en otras palabras es básicamente convertir documentos tanto de texto como imágenes a formato papel electrónico.

Esto llevado conjuntamente con una buena gestión de documentos ya que guardar y archivar es un proceso que requiere tiempo dependiendo de sus fases:

 

  1. Accesos a datos y entrega
  2. Manipulación de archivos e imágenes
  3. Separación de archivos
  4. Selección de materiales a digitalizar
  5. Captura y creación de datos
  6. Asignación y creación de catálogos, entre otros.

 

Este tipo de digitalización puede llevarse de forma interna comprando materiales para su proceso. Pero esto requiere una gran inversión por un tiempo indefinido. Además de la capacitación del personal para poder llevarlo a cabo.

 

La ventaja en estos tiempos es que existen empresas que manejan este tipo de servicios y confidencialidad para la manipulación de todo tipo de archivos.

 

 

Principales razones para digitalizar tus documentos: 

 

  • Preservación de documentos importantes
  • Fácil búsqueda de información
  • Ahorro de espacio
  • Acceso a la información desde varios dispositivos
  • Ahorro de tiempo
  • Disposición de los documentos a cualquier hora (dependiendo de la institución o empresa)

 

 

¿Interesado en este servicio? Podemos ayudarte con eso y más. Descubre toda la información aquí. 

Escrito por:

Nikte Ha López

Licenciada en Administración

Chief Administrator | Drakko

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¿Cómo implementar un entorno laboral saludable?

¿Cómo implementar un entorno laboral saludable?

 

¿Cómo implementar un entorno laboral saludable?  El trabajo es beneficioso siempre y cuando no existan ambientes negativos o jornadas exhaustivas. Donde aparte de dañar físicamente al cuerpo dañan psicológicamente a la persona, causando fuertes pérdidas tanto al empleado como a la empresa.

 

 

La OMS define a los ambientes de trabajo saludables como aquel en donde los empleados y patrones trabajan en un proceso para mejorar la sostenibilidad de la empresa y promover la protección y salud de los empleados.

 

 

Un ambiente pesado, donde siempre hay conflictos con todas las áreas, crea disconformidad y hace que los empleados deserten a la larga, creando rotación de trabajadores.

Otro factor que también afecta tanto la salud mental como la física es el lugar de trabajo. Ya que si el lugar, por ejemplo, no cuenta con luz adecuada, puede dañar la vista del trabajador. También, si no cuenta con ventilación, puede causar daños a la salud. (En lugares donde se manejan solventes o soluciones industriales).

 

Por ello es recomendable prestar atención tanto a los trabajadores como a las áreas donde se desenvuelve para encontrar posibles problemas o que ya se tengan habientes desfavorables.

 

 

Los siguientes aspectos, te ayudarán a crear un entorno saludable en el trabajo y empezar a organizar ambientes favorables para tus trabajadores:

 

  • Crear o reforzar valores y objetivos en la empresa; cada empresa tiene valores donde se fundamenta su funcionamiento y ayuda a encaminar la forma en que se desempeña, por ello el tener valores y objetivos encamina al trabajador a donde dirigirse o como comportase.
  • Apoyar y estimular estilos de vida saludable; tanto dirección como gerencia tiene el compromiso de plantear estrategias o anuncios que apoyen al mejoramiento del ambiente y de la salud del empleado, checando departamentos y áreas donde tengan diferentes necesidades ya que el área de administración no va ser la misma que la de producción.
  • Implementar la participación de los trabajadores en proyectos que ayuden en su mejora; aquí ya sea por encuesta, buzón de sugerencia o una simple reunión entre todos los trabajadores se planea realizar un proyecto donde se verifique las áreas donde necesita más refuerzo y en donde todos los trabajadores den su punto de vista sobre las diferentes áreas.
  • Checar las instalaciones y promover espacios más adecuados para los trabajadores; un ejemplo seria mejorar espacio de trabajo donde cada uno intente modificar su espacio con carteles, figuras, plantas, etc haciendo su espacio más reconfortante y agradable.
  • Evaluar y mejorar continuamente; sobre los temas ya tratados checar si hubo cambios en cuanto a los trabajadores y su desempeño. Hacer encuestas de satisfacción y ver posibles cambios que se ajusten tanto al presupuesto como a su realización.

 

Fuentes: Ambientes de trabajo saludables: un modelo para la acción, Autores: Organización Mundial de la Salud.

Escrito por:

Nikte Ha López

Licenciada en Administración

Chief Administrator | Drakko

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Pagos digitales, la nueva forma de hacer negocios

Pagos digitales, la nueva forma de hacer negocios

 

Pagos digitales, la nueva forma de hacer negocios. Desde los años 80 o si no antes empezaba la tendencia de cómo sería el futuro y la vida de las personas en años venideros, con los famosos carros voladores o la tecnología de punta pintaba más fácil la vida cotidiana, una idea que solo podía plasmarse en series de ciencia ficción y que no pasaba más allá de la pantalla.

 

 

Hoy en pleno siglo XXI el avance tecnológico nos esta brindando cada vez más comodidades y recursos que en años pasados solo teníamos en la imaginación.

 

 

Con herramientas como el internet, pueden realizarse compras y pagos que solo estaba limitadas para realizarse en establecimientos. El uso de plataformas para el pago de diferentes servicios, ha dado un giro a las empresas de 180 grados, ya que con la rutina que se vive actualmente, el uso de estas herramientas ha agilizado tanto la forma de vender como hacer negocios.

 

 

La tecnológica ha permitido que los bancos aumenten su flexibilidad y permitan que terceros puedan realizar servicios bancarios.

 

EPS y pagos electrónicos

Los EPS o sistemas de pago electrónicos, son sistema de pago que facilita la aceptación de pagos para las transacciones en línea a través de internet.

Estos realizan la trasferencia de dinero de una entidad financiera autorizada. Esto entre los compradores y vendedores, ofreciendo una nueva forma de hacer negocios rápida, fácil y mundialmente.

 

Todo esto, variando de cada banco ya que algunas dependencias o comercios tardan en validar los pagos de 3 a 4 días dependiendo de estado, país tipo de cambio o moneda. 

 

Servicios como (coDi) cobro digital son aplicaciones donde se tiene la posibilidad de pagar en cuestión de segundos puesta en operación por el banco de Mexico.

La actualidad y los medios que nos ofrecen, está haciendo un gran cambio en la forma de hacer negocios. Ya que si el vendedor ofrece todo lo necesario que necesita el comprador, la forma de sellar la compra es el pago y entre más se tarde en realizar el pago más posibilidades esta en perder al cliente.

Por ello, los pagos electrónicos son una forma rápida y eficaz de terminar un negocio exitoso.

Escrito por:

Nikte Ha López

Licenciada en Administración

Chief Administrator | Drakko

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¿Qué es un comprobante digital?

¿Qué es un comprobante digital?

 

¿Qué es un comprobante digital? En estos tiempos globalizados, en donde la mayoría de las ventas se realizan por internet, los comprobantes digitales son documentos electrónicos que permiten verificar el producto que se acaba de adquirir.

Así como los datos de la empresa que lo realizó (por cualquier duda o inconveniente con el producto), bajo ciertos estándares tecnológicos y de seguridad.

Su mayor función es la de erradicar las prácticas ilegales ya que las compras suele haber casos de estafa o contrabando.

 

Comprobantes digitales o factura electrónica

 

En México los comprobantes digitales tienen que venir con ciertos regímenes fiscales ya que es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, esta se expide y recibe en formato electrónico (XML).

 

Elementos de la factura electrónica

debe contener número de folio, fecha en que se realiza la factura, los datos principales tanto del emisor como receptor (RFC, domicilio fiscal, nombre comercial, código postal, estado, municipio, teléfono y correo electrónico a donde desea enviarse la factura) descripción del producto o servicio.

Detallar el precio por cada pieza y el total más el impuesto que se usara. Este documento tiene que contar con una firma electrónica (dada por la servicio de administración tributaria).

 

¿Por qué generar una factura fiscal?

Porque contiene a detalle las transacciones realizadas y el desglose de los impuestos pagados, mayormente utilizado para comprobar las ventas realizadas por personas morales o físicas, es decir justifica en el sistema tributario el pago del impuesto. Estos solo pueden ser emitidos por algún Proveedor Autorizado de certificación (PAC) autorizado antes por el SAT.

Escrito por:

Nikte Ha López

Licenciada en Administración

Chief Administrator | Drakko

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Consejos para superar la cuesta de enero

Consejos para superar la cuesta de enero

 

Consejos para superar la cuesta de enero. Por las fiestas decembrinas muchos mexicanos se quedan sin dinero por lo cual “la cuesta de enero” es un periodo de difícil recuperación.

Ya que los pagos que se realizaron en diciembre por regalos o festejos, es un recargo fuerte a su economía. De acuerdo a ala Condusef 84 % de los mexicanos tiene dificultades en enero ya que durante la temporada navideña realizaron diversos gastos, más del 20% no prevé la alza en la canasta básica ni las necesidades que vienen en los meses siguientes y tan solo el 11.5% si acostumbra a prepararse para la cuesta.

 

Por ello se tiene que tener un estado donde venga las deudas que se acumularon y lo que se tiene que pagar. Lo que recomendamos es:

 

  • Elaborar un presupuesto donde se enlisten los ingresos y gastos que se hicieron en el mes de diciembre, para visualizar cuales deudas tiene que liquidarse en parcialidades o al momento (se recomienda pagar una gran parte de la deuda para evitar intereses a largo plazo).
  • Adquirir un crédito que sea cómodo y fácil, ya que lo que se quiere evitar es endeudarse más de lo que esta, dependiendo del tipo de banco que se maneja pueden ofrecerte créditos que se descuentan vía nomina, en donde el porcentaje de interés es más bajo por el historial que se maneja.
  • Prevenir impuestos y gastos, ya que el incremento de la canasta básica y otros servicios suele darse en estas fechas, ten a la mano recibos anteriores en donde tengas una idea de lo que va a costar y el posible aumento que tenga.
  • Calendarizar fechas de pago de tarjetas de crédito y gastos fijos que se tenga para programar costes de más o vencimientos; a más de una persona se le ha pasado pagar la luz o agua por ello es bueno contar con un calendario donde podamos visualizar fechas por pagar, también se puede apoyar de herramientas con recordatorios o alarmas en el celular.
  • No gastar más de la cuenta, ya que en enero suele darse las promociones y descuentos de inicio de año y es recomendable no adquirir más deudas sin saldar las primeras o como dicen “echarse la soga al cuello”
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Trabajo a distancia el futuro de la administración

Trabajo a distancia el futuro de la administración

 

Trabajo a distancia el futuro de la administración. En estos tiempos hemos oído hablar mucho del home office pero, ¿sabes de que se trata y como se aplica en la nueva normalidad?

Lo más seguro es que hayas escuchado el termino en muchos lados y por personas cercanas a ti.

Ya que con la actual pandemia varia empresas decidieron aplicar este método a sus empresas para seguir con su casi “normal” funcionalidad.

¿Qué es el Home Office? 

 

Ahora bien primero veremos el término: HOME OFFICE en ingles significa trabajo en casa. Lo cual sería un espacio dentro de nuestras casas u oficina adaptada para trabajar mejor.

 

El home office es usado para describir el trabajo remoto, ya sea desde casa o cualquier otro lado fuera de la oficina, siendo usado profesionalmente.

Muchas empresas han implementado el uso de internet y la computadora (o cualquier aparato con conexión) para el uso de sistemas que monitorear a sus trabajadores y el trabajo en consecuente.

 

Pero según la Ley Federal en el art. 311 la define como TELETRABAJO: “Trabajo a domicilio es el que se ejecuta habitualmente para un patrón, en el domicilio del trabajador o en un local libremente elegido por él.  Sin vigilancia ni dirección inmediata de quien proporciona el trabajo”.

Y el art. 330-a lo define como: “Será considerado como teletrabajo a la forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas.

Sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo y utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación para el contacto entre el trabajador y empleador.

Para fines de esta Ley, el tele trabajador es la persona que en el marco de la relación laboral utiliza las tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador.

Este beneficio fue funcional, ya que las empresas optaron por esta opción cuando el trabajador tenía problemas familiares, cuestiones de salud o ya sea trabajo fuera de la ciudad.

 

Como tal el home office tiene ventajas y desventajas. Estas pueden causar que la empresa mejore su funcionamiento o empeore. Dependiendo de cómo se esté aplicando y dando seguimiento al trabajo.

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Uso de hojas de Excel como apoyo administrativo

Uso de hojas de Excel como apoyo administrativo

 

Uso de hojas de Excel como apoyo administrativo. Mejora el uso de hojas de Excel, puede llevarte a ahorrar tiempo en tu trabajo.

 

¿Por qué debes centrarte en mejorar el uso de hojas de Excel este año?

En la actualidad, existen diferentes y variados sistemas en donde se puede visualizar datos e información de las empresas. Pero por falta de capital o inicio de operaciones, la mayoría de los emprendedores prefieren usar otras formas de llevar su información.

El uso de una herramienta, como las hojas de Excel, facilita el trabajo y la información que se tiene. Que estas a su vez sirven para diseñar base de datos, gráficos, números, formulas, etc.

 

¿Qué es Excel?

Las hojas de Excel son básicamente un documento que contiene tablas y celdas en donde se puede organizar filas y columnas de información ya se alfabética o numérica. Se agregan los valores determinados y se hacen los cálculos que se necesitan utilizando formulas y funciones si es el caso para hacer operaciones.

 

Algunas de las grandes corporaciones hacen uso de herramientas como las hojas de Excel para llevar un control individual en su personal.

 

Ya que como es una herramienta compatible con la mayoría de los programas, la carga y descarga de información es más rápida por este medio. Pero para algunos patrones y emprendedores genera problemas por la falta de conocimientos, dificultad para utilizar las hojas de cálculo o no tienen tiempo para desarrollarlas, lo que hacen que recurran a otros medios para llevar su información.

Con la adecuada información, se puede llegar a trabajar con las hojas de Excel a un nivel básico, dependiendo del trabajo que realices, si necesitas más información te dejamos los siguientes enlaces donde podrás encontrar información básica para el manejo de Excel:

https://excelyvba.com/curso-de-excel-basico/#Curso_Excelnbsp2_Funciones_basicas

 

Mejora el uso de hojas de Excel, puede llevarte a ahorrar tiempo en tu trabajo. Ya que como por el actual estilo de vida que estamos llevando (Home office para algunos casos) la mayoría de los celulares o Tablet tienen la herramienta de Excel en sus dispositivos.

Además, es más rápido y de fácil acceso, el uso de esta herramienta con los conocimiento básico puede hacer que la carga de información sea más rápida y sin tanto distanciamiento (computadora o laptop).

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¿Cuáles son los ciclos de vida de una empresa?

¿Cuáles son los ciclos de vida de una empresa?

 

¿Cuáles son los ciclos de vida de una empresa? Los ciclos de vida de una empresa son las etapas por las que pasa cualquier empresa, esto dependiendo del entorno y el país donde se encuentre puede variar, pero todas se dividen en 6 que son: introducción, crecimiento, desarrollo, madurez y declive.

El tiempo de duración de cada etapa varía, ya que hay empresas que se mantienen en una etapa por años hasta llegar al cierre de la compañía.

 

¿Cuáles son los ciclos de vida de una empresa?

 

Etapa de introducción o nacimiento

Es cuando se empieza a constituir la empresa legalmente. Se empieza a adquirí inmuebles, un local propio, clientes y la búsqueda de financiamientos para su mantenimiento.

Etapa de crecimiento

La empresa ya tiene a su cartera de clientes. Se empieza acumular más trabajo por ende se contrata más personal para cubrir cada área, se adquieren nuevos medios para hacer llegar el productos a más clientes y añadir más valor a sus productos y servicios.

Etapa de madurez

Es cuando la empresa está consolidada en su totalidad con capacidad y experiencia, se cuenta con una amplia gama de productos y servicios, la cartera de clientes se hace más grande y se necesita actualizar el producto o servicio así como implementar nuevas estrategias de ventas ya que van cambiando con el tiempo.

Etapa de declive

Aquí la empresa empieza a tener fuga de clientes así como de empleados, ya que las competencias empiezan a actualizarse tanto en tecnología como en habiente, volviéndose una fuente de directa de competencia. En esta etapa indica que algo no está funcionando en la empresa debilitándose tanto en el mercado como en su economía.

Etapa de liquidación

La última de las etapas en el ciclo de vida de la empresa ya que es cuando la empresa por falta de capital e ingresos tiene que declararse en bancarrota, agotando todos sus recursos para volver a iniciar operaciones.

La recomendación en cada ciclo de vida de la empresas, es tratar de no llegar a la liquidación ya que en cualquiera de las etapas se puede llegar por una mala administración de dinero hasta un sobre stock de productos, lo que se necesita es implementar nuevas estrategias tanto en las ventas, productos y clientes como en áreas de la empresa en donde tiene fallas recurrentes.

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Consejos para adquirir un crédito para tu empresa

Consejos para adquirir un crédito para tu empresa

 

Consejos para adquirir un crédito para tu empresa. La pandemia llegó para modificar muchas de las cosas para los negocios, muchas parecían normales o seguras, entre ellas, los pagos de proveedores o clientes.

Por la actual situación del covid la mayoría de las empresas tuvieron que parar operaciones. Afectando desde el sector pequeño al más grande, dando como resultado clientes morosos y cuentas por pagar a un largo plazo.

Esta situación actual dejo problemas de solvencia en las empresas medianas, pequeñas, tiendas, comercios ambulantes etc.

Por ello es bueno contar con préstamo o crédito donde pueda aportar ingresos al negocio, reactivándolo para su funcionamiento.

 

Te dejamos estos consejos para tu negocio dependiendo del tamaño de su tamaña o giro:

 

  • Si es un comercio pequeño puedes optar por apoyos del gobierno en donde su tasa de interés es anual y cuentan con facilidades de pago a largo plazo; lo único que se necesita (dependiendo del préstamo) es presentar ife o pasaporte, comprobante de domicilio vigente, y una persona que garantice el pago de la obligación que se va a tomar (aval).
  • Checar diferentes bancos e instituciones de crédito ya que por la situación actual varios bancos implementaron lo pagos a plazos (si ya tienes cuenta con ellos) es más fácil que te liberen un préstamo, por el tiempo que se registran tus pagos con el banco o la inversión que as echo en este, sumando puntos para ser un acreedor a un prestamos mas rápido.
  • Checar que las instituciones de crédito tengan una taza de interés constante ya que, algunas tienen tasas de interés que varían, y luego se suman a sus tazas por falta de pago o retraso, esto siendo un gran problemas más que una rápida solución, haciendo una cuenta difícil de liquidar. Ingresa a https://www.banxico.org.mx/ para conocer más sobre las tasas de interés actuales.
  • Si el crédito que se va a tomar es con un banco en específico checar que plazo se va a liquidar y saber si si podrá liquidar en el tiempo acordado (recordando no pedir más dinero del que se necesita), aquí también se recomienda checar en varios bancos e instituciones de crédito conocidos ya que en esta actualidad se da la presencia de fraudes.
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¿Cómo emprender un negocio digital en la nueva normalidad?

¿Cómo emprender un negocio digital en la nueva normalidad?

 

¿Cómo emprender un negocio digital en la nueva normalidad? En la actualidad se conocen emprender a la persona que decide poner un negocio propio o con ayuda de otro persona (o personas) ya sean patrocinadores o colaboradores, pero veamos su definición: emprender es empezar a hacer algo especialmente cuando requiera esfuerzo o trabajo o cuando sea de cierta importancia o alcance, es decir crear un negocio o empresa y llevar a cabo el servicio o producción del producto.

 

Según la Real academia de la lengua española es: “acometer y comenzar una obra, un negocio, un empeño, especialmente si encierran dificultad o peligro”.

 

Como lo define la palabra emprendimiento no solo es comenzar un proyecto o una idea desde cero es arriesgarse con invertir, conseguir herramientas, patrocinadores, materiales y sobretodo saber cómo enfrentarse a una serie de riesgos y dificultades en el proceso.

En muchos de estos casos antes de emprender se sugiere hacer un análisis del mercado ya que como muchos negocios que emprenden lo hacen sin bases necesarias que pueden ser cruciales para el éxito o fracaso de esta, en la actualidad una vista rápida de lo que quieres vender y las personas quieren comprar, es más simple con la ayuda de programas de internet donde puedes visualizar la preferencias de las personas, gustos, tipos de clientes etc.

¿Cómo emprender un negocio digital en la nueva normalidad?  ¿O los mejores negocios de la actualidad?

 

Una vista rápida de lo que más personas requieren y más búsquedas han tenido internet, son las siguientes:

 

Consultor de redes sociales: la mayoría de las personas usan Instagram Facebook y twitter para mantenerse en contacto pero el vendedor requieren a un profesional para hacer llegar a cada una de esas personas su marca o mercancía, por lo cual la consultoría en redes sociales es una tendencia que está en alza actualmente.

 

Entre otros, están también: 

 

  •  Servicios de marketing
  • Asistente virtual
  • Ventas por internet
  •  Servicios contables
  • Clases virtuales
  • Blogger o vlogger
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