Digitalización de documentos: una transformación a la era digital

Digitalización de documentos: una transformación a la era digital. En pleno siglo XXI los avances tecnológicos han sobrepasado nuestras expectativas aparte de hacer más cómoda la vida diaria y las tareas tanto en el trabajo como en el hogar, cada mejora se ha aplicado tanto a productos del hogar como a maquinaria en la industria, pero esta sin embargo no a cubierto todas las áreas.

Por ejemplo con el nacimiento del internet hay mucha y variada información que podemos disponer al alcance de un clic pero no toda esta disponible ya que se encuentran en formato físico (como libros especializados o documentos antiguos) que solo pueden visualizarse en bibliotecas o tiendas específicas de libros.

En la actualidad mucha de esta información suele perderse ya que por motivos internos o externos solo se encontraba en un solo lugar o con una sola copia original.

Por ello gran parte de las personas optan por preservar sus documentos o libros de una forma digital.

La digitalización de documentos es la captura de información (hojas, fotos, etc) para almacenarse en diferentes formatos, con el apoyo de escáner o cámaras digitales.

Dicho en otras palabras es básicamente convertir documentos tanto de texto como imágenes a formato papel electrónico.

Esto llevado conjuntamente con una buena gestión de documentos ya que guardar y archivar es un proceso que requiere tiempo dependiendo de sus fases:

1. Accesos a datos y entrega
2. Manipulación de archivos e imágenes
3. Separación de archivos
4. Selección de materiales a digitalizar
5. Captura y creación de datos
6. Asignación y creación de catálogos, entre otros.

Este tipo de digitalización puede llevarse de forma interna comprando materiales para su proceso. Pero esto requiere una gran inversión por un tiempo indefinido. Además de la capacitación del personal para poder llevarlo a cabo.

La ventaja en estos tiempos es que existen empresas que manejan este tipo de servicios y confidencialidad para la manipulación de todo tipo de archivos.

Principales razones para digitalizar tus documentos: 

• Preservación de documentos importantes
• Fácil búsqueda de información
• Ahorro de espacio
• Acceso a la información desde varios dispositivos
• Ahorro de tiempo
• Disposición de los documentos a cualquier hora (dependiendo de la institución o empresa)