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6 estrategias de comunicación interna en las empresas.

 

6 estrategias de comunicación interna en las empresas. La comunicación Interna es la comunicación dirigida a las personas que pertenecen a una empresa y que trabajan en conjunto manteniendo una comunicación con sus subordinados y o compañeros de trabajo.

Desde los últimos años ha sido de suma importancia que se generen estrategias de comunicación interna en las empresas. Ya que determina la efectividad y las buenas relaciones de los trabajadores para con la empresa y contempla un buen ambiente laboral.

 

Establecer una buena comunicación es un gran reto para cualquier empresa. Deben generarse estrategias que ayuden a lograr una comunicación efectiva enfocada a la solución de problemas. 

 

Es importante crear acciones de comunicación mediante la aplicación de herramientas. Que nos ayudan a entender la posición de los trabajadores dentro de la empresa, sus inquietudes y todo aquello que pueda servir para trasformar el trabajo y los resultados de la empresa.

A continuación, creamos una lista de 6 herramientas para mejorar las estrategias de comunicación interna en las empresas.

 

1.- Mensajes Motivacionales

Es importante que el ambiente en el que los trabajadores se desenvuelven se encuentren mensajes ya sea cuadros, viniles o formatos con mensajes motivacionales, esto ayuda a crear un ambiente de optimismo y les recordara a los empleados que no deben perder el entusiasmo por lo que hacen.

2.- Plática en grupo

Esta estrategia es esencial en todas las áreas y trabajos ya que puede ayudar para forjar la unión grupal puede utilizarse para motivar a los grupos a seguir unidos trabajando por un objetivo.

3.- Entrevistas personales

Esta estrategia siempre pasa por alto en cualquier empresa, sin embargo, su valor es único ya que conocer las inquietudes de cada uno de los trabajadores y crear un vínculo con ellos puede ayudar a entender cómo se sienten cada uno en su entorno de trabajo.

4.- Valorar o incentivar

Muchas veces los trabajadores que se esfuerzan por mostrar su dedicación y buenos resultados no son captados por las empresas y desmotivan al trabajador a seguir con la camiseta puesta.

De vez en cuando el trabajo ya sea de un equipo o los resultados de un trabajador, puede ejercer una cadena de buenas acciones y resultados, puede motivar a otros a obtener ese incentivo y optimizar resultados.

5.- Hacer encuestas

Aunque esta estrategia solo aplica para empresas en donde existe un mayor número de trabajadores, puede enfocarse también a pequeños negocios.

Es importante saber definir que se quiere saber de los empleados antes de efectuar una encuesta

De esta manera se podrán obtener mejores resultados y conocer más sobre los trabajadores ayudando crear mejores expectativas de mejora en el trabajo.

6.- Clima organizacional

Aplicar esta estrategia es esencial en todas las empresas, se puede crear una organización que establezca la comunicación como elemento esencial para lograr objetivos.

Mejorar a interacción entre os trabajadores e elemental, deberán motivarse y ser estimulados para lograr una buena comunicación y relación entre compañeros.

 

Sin duda la comunicación es de gran valor en las empresas ya que sin ella no existiría la forma de saber en qué dirección ir, hacia donde marcar metas y objetivos pero principalmente ayudar a establecer la confianza y las buenas relaciones entre todos los que trabajan por lograr que todos se complemente y se apoyen.

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Para las empresas es prioritario contar con personal competitivo y motivado que contribuyan al logro de los objetivos de la empresa, lo cual no es tarea sencilla.

Está comprobado que un empleado motivado es mucho más productivo, asiste a su trabajo más contento, aprovecha mejor el tiempo, así como los recursos que se le asignan e invierte todo el esfuerzo para alcanzar las metas y objetivos de su puesto.

Es común encontrar que para muchas empresas la motivación a sus empleados está centrada en la parte económica (incremento en los sueldos, las prestaciones, incentivos económicos o pagos extras).

Sin embargo, es importante reconocer a las personas que buscan otro tipo de satisfactores para asegurar la eficiencia y eficacia de los empleados, mejorar el ambiente laboral, incrementar el compromiso y lealtad de su personal.

Para ello se puede recurrir a sencillas técnicas motivacionales. Aquí algunas sugerencias que te pueden ayudar:

  1. Cada quien en su lugar

Vigila que cada empleado se encuentre desempeñando el puesto que más se ajuste a sus habilidades y competencias profesionales.

Se ha comprobado que una persona que no está capacitada para realizar las actividades de cierto puesto, pronto se va a desmotivar.

Esto puede deberse a que se sienta aburrida porque está sobre calificada y sus capacidades superan lo que se le pide;  o por inseguridad  y estrés debido a la falta de preparación para poder cumplir con los requisitos del puesto. 

  1. Tómalas en cuenta

Cada cierto tiempo, reúne a tu personal para que puedas establecer conjuntamente las metas y objetivos que se espera que logren. Es muy importante que las personas sean tomadas en cuenta en este proceso, ya que participar activamente genera mayor compromiso, motivación y esfuerzo.

Asimismo, cada empleado debe tener objetivos personales y de equipo, que les anime a superarse y colaborar todavía más por el bien común.

  1. Reconócelos

Brinda retroalimentación constante y reconoce el trabajo que está bien hecho o cuando se logran las metas establecidas. Recuerda que este reconocimiento no cuesta nada y puede significar mucho, ya que consigue que el empleado sienta que sus esfuerzos valen la pena.

Esto lo hará sentirse importante para el grupo de trabajo y para la organización, lo que contribuirá a que continúe trabajando para ayudar al éxito de la compañía.

  1. Diles que esperas de ellos

Planea  a futuro haciendo del conocimiento de tus colaboradores las expectativas que tienes de su trabajo para un período.

En época de crisis, incentivar a los trabajadores con planes a largo plazo dentro de la compañía se ha convertido en una de las mayores motivaciones. Esto es estimulante  para las personas ya que satisface su necesidad de seguridad y estabilidad.

Por esta razón, saber que la empresa cuenta con ellos a futuro y que además pueden escalar posiciones dentro del organigrama les sirve como incentivo para poner todo su esfuerzo.

Ésta es  una de las formas más directas de reconocer su trabajo.

  1. Implementa políticas flexibles

Se ha comprobado que el trabajo flexible contribuye a que se tenga mayor productividad, se reduzcan costos por absentismo, rotación o descuidos, además genera colaboradores felices y comprometidos.

Ayuda mucho conocer personalmente a tus empleados y su situación individual, este acercamiento te permitirá tener información valiosa para motivar a tu equipo de trabajo, brindándoles flexibilidad dónde más lo aprecian y adaptarla a sus necesidades personales, ya sea en su horario trabajo, días de descanso, actividades, jornada reducida, etc.

Es importante que seas creativo para encontrar las políticas que mejor funcionan para tu equipo.

  1. Cuida su lugar de trabajo

Busca la mejora continua en las instalaciones físicas del lugar de trabajo. Básicamente se refiere a que tus empleados se sientan cómodos desempeñando su trabajo.

En este punto se debe considerar el material, el equipo y las herramientas adecuadas y necesarias para realizar sus funciones, desde una pluma, goma, calculadora, una computadora personal, la maquinaria de producción, hasta el buen funcionamiento del aire acondicionado, la iluminación o los sanitarios.

Motivar implica implementar mecanismos para satisfacer las aspiraciones y los intereses particulares con el fin de dirigir al personal hacia un objetivo.

Por esta razón, la motivación del personal dentro de las empresas es algo mucho más complejo que requiere creatividad, innovación y disposición para hacer los cambios organizacionales que sean necesarios para lograrlo.

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Bien dicen que la felicidad está en los pequeños detalles. Esta teoría también es aplicable al ambiente laboral, sin importar cuál sea su el tamaño de la empresa. No estamos diciendo que necesitas instalar una resbaladilla gigante en la entrada, colocar una mesa de billar en un área de juegos.

Afortunadamente, tenemos estrategias muy simples y de bajo costo que pueden ayudar a mejorar de manera considerable el ambiente en la oficina, así como las relaciones entre todos los miembros del equipo:

  1. Instala una cafetera

El consumo del café crece en México y se ha convertido en la bebida “oficial” de los espacios de trabajo, especialmente por sus propiedades energizantes y su delicioso sabor. Instala una máquina de café (de preferencia que despache gratuitamente) en una parte de tu oficina donde varios miembros se puedan reunir al mismo tiempo. Añade otras opciones como té y jugos, para quienes lo prefieran, así como un filtro con agua fría y caliente.

  1. Ofrece un servicio de comedor

La comida es un tema importante en las oficinas. Por lo común los empleados tienen dos opciones: o comer fuera de la oficina en restaurantes y puestos de la calle, lo que significa un gasto considerable y es poco sano, o si tienen más tiempo, ir a su casa, lo que es una pérdida de tiempo y dinero en traslados. Una buena opción es ofrecer un servicio de comedor gratuito o de bajo costo como prestación. Es importante asegurar la calidad, el balance y el aporte nutricional de los alimentos.

Otra idea que aplican empresas, es dedicar un día a una comida especial. En las oficinas estadounidenses, los jueves son de sushi, mientras que en las de Guadalajara el menú varía de hamburguesas, birria, sushi, pozole u otros, según una encuesta realizada semanalmente a los empleados.

  1. Decora el espacio físico

La decoración del espacio de trabajo influye en la productividad y motivación de los empleados. Añade color a tu oficina; los tonos cálidos, como el rojo y el naranja, dan energía pero pueden ser un poco estresantes, y los tonos fríos, como el verde y el azul relajan. Lo mejor es tener una combinación entre ambos, y adornar las paredes con imágenes creativas e inspiradoras.

Una opción es colgar posters donde se exprese la misión y visión de la empresa de forma divertida. También es recomendable establecer paredes o pizarrones donde los miembros del equipo puedan compartir pensamientos y comentarios, o simplemente relajarse haciendo dibujos.

En cuanto a la disposición del espacio, apuesta por mesas largas de trabajo, sin separaciones, ya que éstas impulsan el trabajo colaborativo y la generación de ideas. Procura que haya un espacio abierto donde los miembros de tu equipo puedan reunirse y tomar un poco de aire fresco, e incluir sofás en las salas de juntas para cambiar la postura y procurar comodidad.

Tip: Apuesta por materiales y mobiliario reciclado y por opciones de iluminación naturales, para reducir el gasto energético.

  1. Realiza actividades fuera de la oficina

Las actividades recreativas y ajenas al contexto laboral pueden ser ideales para motivar el trabajo en equipo y las relaciones entre sus miembros. Al menos una vez al mes planea una reunión (de preferencia al aire libre) donde convivas con tus colaboradores y se despejen del estrés del trabajo diario. Podrías organizar un partido de futbol, un día de campo o la visita a un recinto cultural o evento artístico.

Recuerda que la integración es fundamental para aumentar la lealtad por la empresa y mejorar el clima laboral.

  1. Impulsa una actividad social o pro-ambiental

Además de ser una responsabilidad que tienes como empresa y de mejorar tu imagen al interior y al exterior, sumarte a una causa social y/o ambiental puede ser una estrategia efectiva para que tus empleados trabajen como equipo en pos de un objetivo y conozcan una parte más humana de ti y de sus colegas.

De acuerdo con el perfil de tus empleados, elige una o varias instituciones a las que apoyar. Una buena forma de hacerlo más efectivo y divertido es realizando competencias sanas entre tus colaboradores. Por ejemplo, para la temporada navideña podrían hacer una colecta de ropa por equipos, y aquel que reúna más prendas obtiene un premio como un día libre o una comida gratis, o algo más simbólico como un ‘trofeo’.

  1. Actualiza los programas y equipos continuamente

No hay nada más desesperante que trabajar con herramientas insuficientes y  máquinas obsoletas que no permiten a las personas hacer su trabajo eficientemente. Cada cierto tiempo actualiza el software de tus computadoras y los principales programas. No necesitas gastar una fortuna en adquirir nuevo equipo, puedes arrendarlo por menor precio y esperar a que tengas suficiente liquidez para comprar uno nuevo.

  1. No prohíbas que la gente revise sus redes sociales

Si bien las redes sociales podrían significar una pérdida de tiempo, debes tener en cuenta que éstas son parte de la vida de muchas personas y que, de hecho, les son necesarias para comunicarse y mantenerse actualizados.

En especial, si trabajas con millennials, esta prohibición te dará una imagen de empresa anticuada y poco innovadora. Así que si quieres atraer talento joven no sólo no lo prohíbas, sino que motiva su uso e impulsa a tu equipo a escribir y publicar temas positivos sobre su trabajo.

  1. Ofrece horarios flexibles

El horario fijo de 9 a 7 está probando ser cada día menos eficiente en las empresas. En primer lugar, porque en ciudades grandes esta clase de horarios genera tráfico excesivo y contaminación; en segundo, porque no todas las personas funcionan a la misma hora; y tercero, porque ofreciendo flexibilidad los empleados tendrán mayor balance con su vida personal, lo cual te agradecerán.

Puedes brindar distintas opciones de horarios y dejar que tus empleados elijan, y permitir que al menos una vez a la semana trabajen desde casa u otro lugar. La ideología detrás de esto es que la gente trabaje más por metas a cumplir que por el reloj.

  1. Crea proyectos que no estén relacionados con el trabajo

Otra forma de relajar y hacer más divertido el clima laboral es realizar proyectos ajenos al trabajo diario de los miembros. Podría ser algo en beneficio de la empresa, como decorar de manera original la oficina, desarrollar algún prototipo de un producto aunque no se vaya a lanzar o trabajar en conjunto diseñando una campaña de marketing.

Salir de la rutina les permitirá aumentar su creatividad, abandonar su zona de confort e interactuar con personas con las que normalmente no lo hacen.

  1. Motiva la salud de tu equipo

Pocas cosas harán sentir a tus empleados valorados como mostrar una preocupación genuina por su salud y bienestar. Impulsa en tu oficina el ejercicio y la alimentación sana, entregando, por ejemplo, opciones de frutas y yogurt para desayunar. También puedes instalar una caminadora o acondicionar un pequeño espacio (incluso en el mismo escritorio) donde cada mañana o a medio día hagan ejercicios de yoga y respiración.

Otra idea es crear una oficina bici-amigable, donde puedan estacionar sus bicicletas, e inscribir a tu equipo a carreras o eventos deportivos. Además, cada seis meses o un año realiza check-ups para evaluar el estado de salud de cada miembro.

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